Archives des Accompagnement au changement

Assurer l’adoption d’un nouvel outil de production par les rédactions News

Accompagner les rédactions d’une chaîne d’info en continue

Le déploiement d’une nouvelle solution auprès de plusieurs centaines de collaborateurs nécessitait de préparer les différents profils utilisateurs tout en assurant un accompagnement renforcé pendant la phase critique de mise en production.

Le projet devait coordonner simultanément les formations, les ressources pédagogiques, les environnements nécessaires aux sessions et les équipes d’accompagnement, tout en s’adaptant aux évolutions du projet.

L’enjeu était de permettre aux équipes d’acquérir rapidement les nouvelles compétences nécessaires et de disposer d’un accompagnement réactif au moment de la mise à l’antenne.

Préparation et présence 24/7 avant et après les bascules

Aski-da Synergies a assuré le cadrage et le suivi du dispositif de formation et d’accompagnement au changement, ainsi que la coordination avec les équipes techniques et fonctionnelles.

La mission couvrait la gestion du planning, des ressources, des risques et du budget, ainsi que la montée en compétence des formateurs et des équipes chargées d’accompagner les utilisateurs.

Les équipes ont piloté la création des fiches pédagogiques, des parcours et des supports de formation, ainsi que leur validation. Les environnements nécessaires aux sessions étaient préparés quotidiennement et les retours des utilisateurs centralisés afin d’identifier les besoins restants et d’ajuster le dispositif.

Après la bascule, les équipes d’accompagnement ont été coordonnées 24h/24 afin d’assurer une présence opérationnelle renforcée pendant les premières semaines suivant la mise à l’antenne. Les retours des utilisateurs étaient également transmis aux équipes projet afin de faciliter le traitement rapide des difficultés rencontrées.

Résultat

700 collaborateurs ont été formés et accompagnés dans le cadre du déploiement de la nouvelle solution.

Le dispositif a permis de sécuriser l’adoption par les équipes et d’assurer un accompagnement renforcé 24h/24 pendant les premières semaines suivant la mise à l’antenne.

Accompagner & former les 3 000 utilisateurs du nouvel outil éditorial du groupe

Accompagner une transformation à l’échelle nationale

Déployer une nouvelle solution (le NRCS OpenMedia – Newsroom Computer System, un logiciel qui centralise la gestion des contenus et des processus éditoriaux d’une rédaction) auprès de plusieurs milliers d’utilisateurs, aux profils, métiers et besoins différents, représente un enjeu majeur d’adoption et de transformation des pratiques.

L’objectif était de permettre à chaque équipe de développer rapidement les compétences nécessaires, tout en garantissant une approche cohérente et homogène sur l’ensemble des sites concernés.

La diversité des profils, la couverture géographique du projet et le nombre d’utilisateurs impliqués nécessitaient ainsi une organisation capable de coordonner les ressources, les parcours de formation et l’accompagnement au plus près du terrain.

Orchestrer formation, ressources et accompagnement

Pour accompagner cette transformation, une équipe dédiée de 35 personnes a été mobilisée et 45 programmes de formation ont été conçus afin de répondre aux différents profils et parcours utilisateurs.

Aski-da Synergies a assuré le pilotage global du dispositif : cadrage du projet de formation, coordination des activités, gestion des ressources et du planning, suivi budgétaire ainsi qu’identification et anticipation des risques.

Une attention particulière a également été portée à la montée en compétence des équipes chargées de former et d’accompagner les utilisateurs, afin de garantir une transmission homogène des connaissances et une continuité dans l’accompagnement.

Le dispositif s’est articulé autour de trois axes complémentaires :

la conception et la coordination des parcours et supports de formation ;
la préparation des conditions nécessaires au déploiement ;
l’accompagnement des utilisateurs sur les différents sites.

Les retours recueillis lors des formations et des phases de déploiement ont été centralisés et suivis afin d’identifier rapidement les besoins d’ajustement et d’améliorer en continu le dispositif d’accompagnement.

Résultat

Plus de 3 000 utilisateurs ont été accompagnés dans l’adoption de la nouvelle solution OpenMedia à travers 45 programmes de formation.

Le dispositif a permis de déployer une approche homogène à l’échelle nationale, tout en tenant compte de la diversité des profils, des métiers et des implantations.

Cette organisation a ainsi contribué à sécuriser la transformation, à faciliter la montée en compétence des équipes et à favoriser l’adoption de la nouvelle solution dans l’ensemble des sites concernés.

Mutualiser un outil de production vidéo pour fédérer de nouveaux usages

L’enjeu : fédérer les usages autour d’un environnement commun

La production audiovisuelle était jusqu’alors répartie entre plusieurs services disposant de ressources, d’équipements et de pratiques hétérogènes.

L’objectif était de concevoir un environnement commun capable de répondre à des usages très variés : contenus pour les réseaux sociaux, productions multicaméras, podcasts, livres audio, webinaires, directs ou communications internes.

Le studio devait être à la fois compact, polyvalent et suffisamment simple à exploiter pour favoriser l’autonomie des équipes. Le projet impliquait également de coordonner plus de trente représentants des différents métiers et directions de Bayard, ainsi que plusieurs prestataires spécialisés.

Le pilotage : faire converger les métiers, les usages et la technique

Plus de trente représentants des différents métiers et directions de Bayard ont été consultés afin d’analyser les pratiques existantes, les besoins futurs et les contraintes propres à chaque usage.

Cette phase de concertation a permis d’établir une synthèse fonctionnelle commune et de définir le cahier des charges technique. Aski-da Synergies a ensuite rédigé et piloté l’appel d’offres destiné aux intégrateurs audiovisuels, analysé les propositions et coordonné les partenaires retenus, notamment CTM Solutions pour les workflows et la formation et CVS Engineering pour le plateau et les décors.

Le studio regroupe un plateau vidéo modulable avec fond vert et décor d’angle, une cabine d’enregistrement équipée de Pro Tools, une régie centrale permettant la réalisation multicaméra, le mixage et le montage, ainsi que des espaces de stockage dédiés.

Tout au long du projet, Aski-da Synergies a assuré l’interface entre les directions métiers et les équipes techniques, le suivi de l’intégration et les arbitrages entre usages, contraintes techniques, budget et calendrier.

L’accompagnement des équipes et la formation ont également été intégrés dès la conception afin de faciliter l’appropriation du nouvel environnement et de favoriser son utilisation en autonomie.

Un environnement mutualisé, conçu pour l’autonomie

Bayard dispose désormais d’un environnement multimédia mutualisé et polyvalent, regroupant des ressources auparavant dispersées au sein d’un espace commun.

Conçu autour de la diversité des usages et des besoins des équipes, le studio permet à différents métiers de produire de manière plus autonome des contenus adaptés aux réseaux sociaux, aux formats numériques, à la communication interne et aux productions audiovisuelles.